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¿Qué es el Benchmark y para qué se utiliza?

Benchmark o Benchmarking

En informática, Benchmark es lo que se conoce como una prueba comparativa de un sistema o unidades esenciales. Probablemente has oído de programas que mejoran el rendimiento de tu ordenador. Y efectivamente, existen programas que facilitan este tipo de tareas.

Ahora bien, el benchmarking, también es utilizado en las empresas para realizar evaluaciones, valoraciones y comparativas entre empresas. Por lo tanto, el concepto de Benchmark, es muy amplio y su uso varía según las necesidades de sus usuarios. 

En nuestro caso particular, hablaremos del Benchmark empresarial y su uso en la comparativa de la competencia. Si te interesa saber más acerca del tema, sigue leyendo para enterarte de todo lo que necesitas saber sobre su proceso, clasificación y beneficios.

Elementos que constituyen el Benchmark

  1. Planificación o proyección de objetivos

El primer proceso que se toma en cuenta para realizar un benchmarking, es el establecimiento de objetivos. Aquí, se indica cuales son los datos a comparar, sus fuentes y los medios a utilizar para recaudar la información necesaria.

  1. Recaudo y análisis de datos 

En segundo lugar, tenemos a lo que se conoce como “Benchmark Test”. Este proceso, es la recolección de toda la información a través de herramientas y/o dedicación personal. Al tener acceso a los datos, se realiza una evaluación y comparativa según los objetivos señalados anteriormente. Permitiéndole a los usuarios tener una mejor perspectiva del negocio y generar una toma de decisiones conveniente para mejorarlo.

  1. Plan de acción

Tras obtener los resultados de la comparativa, se elige qué parámetros son los mejores a seguir para “batir el Benchmark”. Para así volverse líder del mercado. En el plan de acción, se puede decidir cambiar, eliminar o corregir la forma en cómo se da el proceso de negocio.

  1. Optimización y desarrollo

Aparte de los objetivos principales, en el Benchmark, se pueden sugerir mejoras adicionales para el desarrollo del negocio. Por ejemplo: indicar que la empresa necesite proporcionar datos de mayor calidad y en tiempo real, para la optimización del negocio. Estas sugerencias, son incluidas y se pueden ver en los resultados del Benchmark Test.

Diferencias entre los Benchmark y los KPI

Ya sabemos que el Benchmark, es un proceso idóneo para la comparativa del rendimiento de una empresa. Pero ¿qué pasa si lo que se quieres es medir el nivel de rendimiento? Ahí es donde entra la herramienta KPI.

El Key Performance Indicator (KIP), para las empresas, representa el indicador clave de rendimiento que está teniendo el negocio. Es muy importante destacar las diferencias entre Benchmark y el KPI. El primero, realiza la captación de datos necesarios según los objetivos, para sugerir un mejor proceso de negocio. Y así, poder tener un mejor posicionamiento en el mercado. 

Mientras que, el KPI señala cuál es el nivel de rendimiento que tiene la empresa. Es decir, la evolución que ha tenido el proceso durante su plan de acción. Por otra parte, esta el modo de funcionamiento y objetivos.

Objetivos del KPI y sus funciones

El KPI, ha sido diseñado para detectar el progreso que tiene un producto o proceso de negocio en concreto. Las empresas, lo pueden utilizar para determinar el nivel de logística, compras, servicio al cliente, inventario, entre otros aspectos. De hecho, las grandes compañías lo usan para evaluar las actividades económicas de la empresa. Siendo una herramienta esencial para realizar mejoras en el negocio.

Ahora bien, los procesos que se realizan en el KPI, son distintos a los de un Benchmark. Mientras que uno se encarga del procesamiento de datos de fuentes externas. El Key Permonance Indicator, muestra a sus usuarios, mediciones en sus finanzas y otras actividades relacionadas dentro de la empresa.

Podría decirse que el KPI, en pocas palabras, es el reflejo del estado en que se encuentra actualmente la empresa. Teniendo en común con el Benchmark, resaltar las posibles mejoras que pueden hacerse en el proceso de negocio. Que, en ese caso, es subir o mantener un alto nivel de rendimiento. A continuación, te puntualizamos cuáles son las funciones que cumple un KPI. 

  • Medición y diagnóstico de servicios.
  • Reporte de la situación actual y objetivos que se establecen para la actividad o proceso.
  • Resultados y motivación para ejecutar mejoras o mantener el rendimiento.
  • Evaluación periódica de progresos en general.

Los Benchmark y KPI, son herramientas de uso particular, para evaluar la situación actual de un proceso de negocio. Por lo tanto, son aliados de emprendedores y empresarios, para saber qué necesitan mejorar en su compañía. Y ahora que ya sabes cuál es la diferencia entre ambos, sigamos con el tema principal.

¿Para qué sirve el Benchmark?

Siendo una herramienta capaz de realizar la recopilación de datos de fuentes externas en diversos formatos. Hacen que la visualización de datos, sea más simple para los usuarios. No olvidemos que, en cuestión de actividades empresariales, los análisis de procesos y estadísticas pueden ser complejos.

No obstante, al utilizar los medios adecuados para realizar este tipo de tares, especialmente en esta era digital. Puede traer muchos beneficios e impulsar los procesos de forma rápida y eficaz. A continuación, te indicamos los distintos tipos de Benchmark que hay y cuáles son sus funciones:

Interno

Los análisis que se realizan, es única y exclusivamente para la comparativa de los procesos internos de la compañía. Incluyendo productos y servicios. Este tipo de benchmarking, suele ser utilizado más que todos por las grandes empresas.

Al tener distintos departamentos, es inevitable que algunos presente inconvenientes en las actividades de la empresa. Para ello, se diseñó el benchmarking interno. Con un análisis, se hace la comparativa del área que presenta fallas vs las que están funcionando correctamente dentro de la empresa. Al saber qué se está haciendo mal y qué se puede mejorar, los emprendedores y empresarios pueden solucionarlo.

Genérico

Este tipo de benchmarking hace comparativas de los procesos y operaciones que tiene tu empresa vs la competencia externa. Pudiendo ser del mismo u otro sector, con objetivos similares. Tomando en cuenta, siempre, a los mejores de la industria que existan en el mercado actual. 

El propósito del Benchmark genérico es presentar las oportunidades de mejorar el proceso de negocio con los de terceros. Cambiando, mejorando o eliminando los aspectos que se consideren necesarios. Por ejemplo: el uso de código de barras en supermercados. Puede ser aplicado en carnés de identificación laboral en tu empresa de taxis, para llevar un mejor registro de nómina. 

Funcional

Aunque sea parecido a su antecesor, dado que cumple con el mismo objetivo. El benchmarking funcional, presenta comparaciones genéricas fuera de la industria que tu compañía represente. Es decir, realiza un análisis de procesos similares en cuanto a las prácticas. Por ejemplo:

Para una empresa que requiere mejoras en el servicio al cliente (aerolínea). Se puede realizar un estudio, con comparativas de empresas que atienden al mismo servicio (hoteles, banca, restaurantes, etc.).  

Si quieres que tu empresa sea la mejor en el mercado, debes establecer los objetivos y ejecutar el plan de acción. Para ello, asegúrate de elegir un Benchmark que defina los procesos que necesitas (organización, producto, servicio, locación, etc.).

Competitivo

Dentro de los otros tipos de Benchmark que hay, este en particular, se encarga de realizar estudios de mercado exhaustivos. Y su comparativa, va directamente enfocada a la competencia directa.

De esta manera, los usuarios pueden ver un análisis completo de todos los productos, servicios y procesos de negocio. Para que al final, puedan emplear mejores estrategias dentro de cada aspecto. 

El Benchmarking competitivo, resulta ser uno de los más complicados en su área, dado a que tiende hacer multifuncional. Es decir, aplica y ejerce todas las funciones del Benchmark Interno y el Benchmark funcional. ¡Todo en uno!

Importancia del Benchmarking para tu empresa

El Benchmark, aplica para grandes y pequeñas empresas. Por lo tanto, eres emprendedor o empresario, el uso de esta herramienta te permitirá expandir tu negocio. con las mejoras que el benchmarking ofrece. Lo que nos lleva al siguiente punto: su importancia. 

Con el Benchmark, se promueven cambios necesarios para que tu negocio crezca. Aunque existan ciertas reservas en cuanto a la organización tradicional de una empresa. El benchmarking, permite a sus usuarios e invita a los potenciales, expandir los métodos de gestión. La innovación en las acciones durante los procesos de negocios, son beneficiosas y lucrativas.

Además de esto, se inicia una constante retroalimentación. El éxito de tu negocio, depende muchísimo de su evolución. Estar constantemente informado y realizar estudios de mercado periódicamente. Te ayudan a mejorar el proceso de negocio y otros aspectos importantes. Por ello, el Benchmark, es vital para la permanencia en el sector mercantil.

Por último, pero no menos importante, es el fácil acceso y ahorro monetario para realizarlo. Aunque, realizar un benchmarking puede presentar una inversión de tiempo para su funcionamiento, es considerablemente económico.

No tendrás que preocuparte de realizar un gasto inmensurable. Los costos por el uso de una herramienta Benchmarking, pueden variar. Un software puede valer 50 euros a 700 euros, dependiendo del tipo de funciones que estas buscando y quiere que haga el Benchmark. 

¿Cuándo se usa un Benchmark?

El uso de esta herramienta tan especial, se recomienda a principios de la constitución de una empresa. Precisamente, para entender el negocio que quieres realizar y cómo lo vas administrar una vez que registres tu compañía y comiences a trabajar.

Si eres trabajador autónomo debe tener en claro, cuáles son los objetivos que quiere lograr con su negocio. Y si quieres crear una empresa en España o cualquier otro país, es indispensable que sepas cómo se maneja el mercado.

Aparte, debes entender que el Benchmark, es una guía para impulsar el proceso de tu negocio, mejorar tus productos y servicios ante la competencia. Sin embargo, no es una incitación a plagiar los resultados que te arroja la comparativa.

Esto debe quedar claro desde un principio, para que no cometas el grave error de ser un competidor desleal. Al saber lo que hace la competencia, tanto interna como externa, tienes muchas ventajas. Por ejemplo:

Descubrir formas innovadoras de servicios al cliente, estructura comercial, formas de administración, planear nuevas estrategias. Ampliar el conocimiento y por lo tanto reconocimiento de la empresa entre los competidores.

Encontrar sugerencias para una mejor comunicación empresarial, optimizar los procesos, corregir ciertos errores, mejorar la forma de gestión. Así como identificar qué áreas tienen mejor rendimiento que otras, para nivelar el nivel de eficacia, etc.

En fin, con el Benchmark, tienes todo un material de inspiración para que puedes generar tus propias ideas y posicionar a tu empresa. Solo debes organizar tus prioridades, invertir el tiempo necesario y usar sabiamente toda la información.

¿Cómo se hace un Benchmark?

Hasta ahora, hemos cubierto una gran parte de la información esencial que se requiere para saber lo que un Benchmark. Sin embargo, aun falta decirte los pasos que se requieren para hacer benchmarketing digital.

  1. Realizar estudio de mercado: definir la actividad, audiencia, costos, intereses, etc.  
  2. Selección de objetivos: con prioridad de búsqueda, se podrá recolectar toda la información necesaria del proceso, producto o servicio. Debes recordar que todo dependerá del tipo de Benchmark que vas a utilizar.
  3. Identificación de competencia: debes saber si es directa o indirecta.
  4. Clasificación de KPÍ: los resultados que obtengas de la comparativa, deberás pasarlos al sistema de indicadores de rendimiento.
  5. Análisis de la información: es cuando defines qué cambios necesitas hacer para mejorar tu negocio.
  6. Resultados del Benchmark: en esta etapa, habrás de ejecutar el plan de acción para optimizar tu negocio.

Ejemplos de herramientas Benchmarking

La lista de softwares para hacer Benchmark, puede ser larga y las hay para hacer cualquier tipo de negocios. No obstante, nos limitaremos a mencionarte 3 de ellas. Las cuales, son de uso gratuito y de fácil acceso para los usuarios. 

La primera: Google Trends para el análisis de búsqueda y comparativa de palabras clave. Por otro lado, SEMRush, también enfocada en la búsqueda de palabras clave. Aunque también se dedica a obtener datos de ubicación geográfica, competidores orgánicos y más. Y, por último, se encuentra SimilarWeb, que permite el análisis y comparativa de competencia, nuevas tendencias, servicios, etc.

Conclusión

El Benchmark ha marcado una pauta en las estrategias de organización de muchos negocios. La automatización de información, su análisis y valoración de procesos, lo hacen una herramienta imprescindible para toda empresa. ¿Qué esperas? Comienza desde ya a mejorar el posicionamiento de tu empresa haciendo uso del Benchmark.

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Willaim Wright

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